PERFORMANS DEĞERLENDİRMESİ
Performans değerlendirmesi ,bir yöneticinin önceden saptanmış standartlarla karşılaştırma ve ölçme yoluyla, iş görenlerin işteki performansını değerlendirmesi sürecidir.
Performans değerlendirmesi yapmanın iki ana amacı vardır. Bu amaçlardan birisi, iş performansı hakkında bilgi edinmektir. Bu bilgi yönetsel kararlar alınırken gerekli olackatır. Ücret artışlarına, ikramiyelere, eğitime, disipline, terfilere ve başka yönetsel etkinliklere ilişkin kararlar genellikle performans değerlendirmesinden elde edilen bilgilere dayanır. Performans değerlendirmesi yapmanın diğer ana amacı çalışanların iş tanımlarında ve iş analizlerinde saptanan standartlara ne ölçüde yaklaştığına ilişkin geri besleme sağlamaktır.
Organizasyonda çalışan herkese dağıtılacak olan performans değerlendirme formunu genellikle insan kaynakları bölümü hazırlar. Bir çok büyük organizasyonda, değerlendirme sisteminin hazırlanması ve güncelleştirilmesi de bu bölümün sorumluluğudur.
Performans Değerlendirmesinde Karşılaşılan Sorunlar
İnsan kaynaklarına ilişkin hiçbir uygulamanın mükemmel olması beklenemez. İnsanlar söz konusu olduğu zaman, çok sayıda ihtiyaç, duygu, değer ve tutum işin içine karışır. Genel olarak bu sorunlar eğitimsizlikten kaynaklanır. İşletmelerde sık sık karşılaşılan bazı sorunlar şunlardır;
- Yöneticinin bütün değerlendirmesini tek bir ölçüte dayandırması,
- Yöneticinin elemanın performansını gerçekte olduğundan daha yüksek değerlendirmesi,
- Hale etkisi, bir yöneticinin bir elemanı, belli bir iş alanındaki mükemmelliğine bakarak, diğer alanlarda da olduğundan daha yüksek değerlendirmesidir.
- Objektif olamama,
- Yöneticinin herkesi vasat olarak değerlendirerek ortalama eğilimi,
- Ön yargılı olma,
PERFORMANS DEĞERLENDİRME SİSTEMİNİN ÖĞELERİ
En etkili performans değerlendirme sistemlerinin paylaştığı birkaç ortak öğe vardır. Bunlar ise;
Açık Seçik Hedefler: Açık seçik hedefler saptayan ve bunları bütün organizasyona duyuran bir sistemden hem yöneticiler hem de çalışanlar büyük yarar sağlar. Tek tek elemanlar için ise işe ilişkin belli hedefler saptanmalıdır.
İş Analizi: Bir performans değerlendirme sistemi oluşturulmadan öncede organizasyonda bulunmalıdır. Bir çeşit araştırma projesidir. Organizasyonun her kademesinde yapılan belli işler hakkında sistematik bilgiyi edinme sürecidir.
Performansın Ölçülmesi: İş standartları, çalışanlara ulaşmak için gayret gösterecekleri hedefler sağlamakla kalmaz, işteki başarının ölçülebileceği ölçütleri de kapsar. Ölçme yöntemi, yöneticilerin ücret ve terfi konularında alacakları kararlar için gerekli bilgileri sağlar.
PERFORMANS DEĞERLENDİRME TEKNİKLERİ
Bir organizasyonun kullandığı sistem onun ihtiyaçlarına ve kültürüne göre değişiklik gösterir.Bazı değerlendirme prosedürleri performans ölçütleri yerine kişisel ölçütleri temel alır.Organizasyonlar ,subjektif ve objektif ölçütlerin bir araya geldiği performans değerlendirmelerini etkili ve yasalara uygun bulmaktadır.
Ford Motor Şirketi gibi birçok organizasyon ,üretkenliği arttırmak için grup çalışmasına çok büyük önem vermektedir.Ford çalışma gruplarını teşvik etmekte ve iyi çalışmaları için elemanlarda gruplarına karşı sorumluluk duygusunu yükseltmektedir.Bu uygulama çalışma gruplarıyla üretim yapmayı temel alan bir teşvik programıyla desteklenmektedir.
Performans değerlendirmesinin tartışılması ,bu değerlendirmelerde kullanılan çeşitli tekniklerin ele alınmasını gerektirir.Performans değerlendirme teknikleri:
- Davranışlara dayanan cetvelleri de içeren ,puanlandırma cetvelleri:En basit ve en yaygın performans değerlendirme tekniğidir.Bu cetvelin kullanılmasının en uygun olduğu yer ,işgörenlerin performansının nicelik açısından değerlendirilmesinin gerektiği durumlardır.
- Karşılaştırma listeleri: İşe ilişkin davranışları tarif eden cümleler ,ibareler ya da sözcükler bulunur.Yönetici , değerlendirilen elemanın söz konusu zaman içindeki performansını en iyi ifade eden tarifi işaretler.
- Kritik olaylar: Yöneticinin iş sırasında meydana gelen olumlu ya da olumsuz bir önem taşıyan olayları kaydedip bunları çalışanların dosyasına işlemesidir.
- Hedeflere göre yönetim: En çok bilinen ve yaygın olarak kullanılan tekniktir.Çalışanların performansının yöneticilerle çalışanların birlikte kararlaştırdıkları hedeflere göre değerlendirdiği ,basit ve mantıksal bir yöntemdir.
- Özdeğerlendirme: Çalışanların kendi performanslarını kendilerinin değerlendirmesidir.
PERFORMANS DEĞERLENDİRMESİ GÖRÜŞMESİ
Performans değerlendirmesini gerçekleştirmek büyük bir dikkat ve özen gerektirir. Yöneticinin performans değerlendirmesini planlamaya ve gerçekleştirmeye yönelik çabasının doruğu, çalışanlarla yapacağı görüşmedir. Bu görüşmeler terfi ve ücret konularında verilecek kararlara temel oluşturur. Performans değerlendirmesi görüşmelerinin hedefleri şöyle sıralanabilir;
- Performans hedefleri üzerinde uzlaşma sağlamak,
- Görüşülen elemanın özellikle güçlü olduğu yönleri saptamak,
- Düzeltilmeye ihtiyaç gösteren performans alanlarını saptamak,
- Görüşülen elemanla birlikte performansın daha iyi hale gelmesi için plan yapmak,
- Gelecek değerlendirme döneminde o elemanlardan nasıl bir performans beklendiğini ortaya koymaktır.
Performans değerlendirme görüşemlerinin iki ana tipi vardır; dolaylı ve dolaysız yöntemdir. Dolaysız yöntem; çalışanlara önceden saptanmış soruların yöneltildiği ya da açıklamaların yapıldığı resmi bir görüşme yöntemidir. Dolaylı yöntem ise; performans değerlendirme görüşemesindeki konular daha önceden sınırlanmamıştır ve bir tartılma ortamında geçer.
Görüşmenin Yürütülmesi
Görüşmenin hangi sırada ve nasıl ilerlemesi için dikkat edilecek hususlar şöyle sıralanabilir;
· Görüşme esnasında samimi bir hava yaratılmalı,
· Yönetici hedefleri ortaya koyarak görüşmenin nasıl yürütüleceğini belirtmelidir,
· Elemanın kendi performansını sözlü olarak değerlendirmesi görüşme gündeminin ilk maddesi olmalıdır,
· Bundan sonra yönetici elemanın sözlerine cevap vermeli ve yapıcı eleştirilerde bulunmalı,
· Etkili bir iletişim için bilgilerin açık ve kesin olmasına özen gösterilmelidir,
· Görüşmenin sonunda eleman için yeni performans standart ve hedefleri saptanmalıdır,
· Görüşme esnasında doldurulan formlar bir bölümü yöneticide bir bölümü de elemanda olmak üzere saklanmalıdır.
KARİYER GELİŞTİRME/ PERFORMANS YÜKSELTME PLANI
Çalışanlara performansları hakkında geri besleme sağlamak,performans değerlendirme sisteminin başta gelen amaçlarından biridir.Aldıkları bu geri besleme çalışanları kendilerini geliştirmeleri için teşvik eder ve organizasyonu çalışanları eğitim ve gelişme programları yoluyla desteklemek gerektiği konusunda uyarır. Performans yükeseltme planın yararlı olabilmesi için taşıması gereken bazı özellikler şunlardır;
- Üst yönetim işi ciddiye alıp gayret göstermelidir,
- Açık ve kesin ifadeler kullanılmalıdır,
- Organizasyonun iyi işleyen bir iş ilan etme ve teklif alma sistemi olmalıdır,
- Her türden eğitim ve kendini geliştirme fırsatı, kariyer geliştirme ve planlama için gerekli unsurlardır,
- Bütün yöneticiler uygun bir eğitimden geçirilmelidir,
- Yapılan program bütün organizasyona bildirilmelidir.
Kariyer Geliştirme
Kariyer geliştirme organizasyonların ellerindeki değerli elemanları korumasının bir yoludur.Organizasyonlar bu elamanların daha uygun yerlere gelmesini sağlarsa, ellerindeki kaynağı daha iyi kullanmış olurlar.Organizasyonların kendi elemanlarının yeteneklerinden daha fazla yararlanması, işten ayrılmaları asgariye indirmesi, böylece de hem bireylerin hem organizasyonun performansını yükseltmesi mümkündür.
PERFORMANS REHBERLİĞİ
Performans değerlendirmeleri ,performansa ne yönde rehberlik edilmesi gerektiğini ortaya çıkarır.Bir performans sorunu ortaya çıktığı ya da bir eleman yöneticinin kendisine yol göstermesini gerektirecek sorular sorduğu zaman ,performans rehberliği uygun bir araçtır.Rehberlik bir ölçüye kadar ,yöneticiler ile çalışanlar arasında kendiliğinden ortaya çıkan bir şeydir.Ama bir geliştirme tekniği olarak ,yöneticinin çalışanlara performansları hakkında geri besleme verdiği , kendilerini geliştirmeleri için nelerin gerekli olduğunu anlamalarına ve bu gerekleri yerine getirmek için plan ve program yapmalarına yardım ettiği ,bilinçli bir süreçtir.
Performans Rehberliğinin Hedefleri
Performans rehberliğinin çeşitli amaçları ,şu dört ana kategoride toplanabilir:Belli teknik becerilerin geliştirilmesi ,mesleki gelişim ,kişisel gelişim ve organizasyonun etkisi.
· Belli teknik beceriler çalışanlar ve yöneticiler tarafından geliştirilmelidir.
· Elemanların ihtiyaçları doğrultusunda kariyerlerinin planlanması, eğitimlerinin sürdürülmesi sağlanmalı ve mesleki gelişimleri desteklenmelidir.
· Çalışanlara kişisel gelişimleri bakımından yararlı önerilerde bulunulmalıdır.
· Organizasyonun her açıdan daha etkili olması sağlanmalıdır.
Sürekli yapılan rehberlik, çalışanların işteki performansını etkileyen konularda yöneticilere doğrudan başvurmasını olanaklı kılar. Gereği gibi yapılan performans rehberliğinin gerçek yararlarından biri de, elemanlara kendi gelecekleri hakkında yol göstermesinde yatar.
Başarılı Performans Rehberliğinin Öğeleri
Kime ,ne zaman ve nasıl rehberlik edileceğini bilmek ,başarılı bir rehberliğin temel öğeleridir.Rehberliğe girişmeden önce ,bu konuda genellikle karşılaşılan sorunları ve başarılı bir rehberliğin özelliklerini öğrenmek gerekir. Başarılı bir rehber en azından şu beş konuda gerekli beceriye sahip olmalıdır:Gözlem ,analiz ,karşılıklı görüşme ,müdahale ve geri besleme.
GÜÇLÜKLER
İyi bir performans değerlendirme bireylerin işteki performanslarını güçlü ve zayıf yanları üzerinde odaklanır ve güçlü yanları arttırmayı, zayıf yanları azaltmayı hedefler. Bunu yaparken de bazı güçlüklerle karşılaşır. Bunlara örnek olarak şunlar verilebilir;
· Kişisel sorunlar,
· Kişiler arasındaki anlaşmazlıklar,
· Yetersiz iş becerisi,
Elemanı İyileştirme
Kötü bir performansın iyileştirilmesi için önerilerde bulunacak yöneticinin, sürecin ensnel ve verimli olmasını sağlamak için atması gereken belli adımlar vardır. Bunlar;
1. Problemi teşhis etmek,
2. Gerekli iyileştirmeleri saptamak,
3. Geri besleme vermek,
4. Elemanı desteklemek,
5. Performansın yükselmemesi halinde olacakları belirtmek,
6. Son çare işten çıkarmaktır.
