ZAMAN YÖNETİMİ
Herkes yeterli zaman bulamama sıkıntısı içinde. Peki zaman sabitse ve hepimizin sahip olduğu zaman miktarı aynı sorun nedir?
İşte kitabımız bu şekilde açılışı yapıyor ve hepimizin yapmayı arzuladığımız yada yapmak zorunda olduğumuz şeyleri yapamama duygusu,kontrolü yitirdiğimiz duygusunu biraz daha azaltmaya yardımcı olacağını belirtiyor.Adı gibi zaman yönetimi üzerine kurulu sandığımız kitap aslında içinde kilit sözcüğü barındırmak:
Zamanı iyi kullanmak:zamanı getirisi en fazla olan şeylere ayırmak
Zaman yönetimi: disiplin ve uygulamadır.Zaman kaybetmemeyi güvence altına alma planına bağlı kalmaktır.Ve iki kavram ışığında bir plan geliştirebileceğimizi zamanı bölümlemek gerektiğini yani anafikrini kısaca bizlere sunuyor.Küçük başlıklar halinde sorularımızı cevaplandırırcasına kitap bu şekilde bölümlenmiştir.
İlk olarak en can alıcı olanına: kitabı okuma amacımıza bakacak olursak;
Zamanı iyi kullanmak neden önemlidir?Yaptığımız şeyleri niçin yapıyoruz?başlıkları en doğru seçim olacaktır.
Hepimizin sahip olduğu zaman dilimi 24 saattir.Bizi ayıran şey onu nasıl kullandığımızdır.
Pete Wakeman ile eşi Laura , Great Harvest Bread şirketini 25 yıl önce kurmuşlar.Zamanlarını nasıl harcamak istedikleri konusunda bir vizyonları varmış:
-Bunlardan biri 2 günlük hafta sonuydu.Ne pahasına olursa olsun,bu kuralı ihlal etmiyorduk.(pete)
Bunu zamanlarını iyi kullanmaya dikkat ettikleri için yapabildiler.
-Zamanı beşer dakikalık dilimlerle kaydeden kartlarımızı basıyoruz.Tutuğumuz basit bir Excel tablosu var.1996’da yarı zamanlı çalışma esasıyla 100’er saat çalışmaya karar verdik.
Kullanma stratejisi
Zamanı iyi kullanmak----------------------------------------àhedefe varmak
Zamanı iyi kullanma amaçlı
Zamanı yönetmek -----------------------------------------------àgündelik süreç
Bu nedenle amaçlarımıza ulaşmak için iyi kullanım önemlidir.Zamanı en büyük gelişmeyi sağlayacak yönde paylaştırmak gereklidir.
+işi kendimizin yapması yada başka birisini eğitmek
+yeni bir beceri edinmek için kitap okumak yada ders almak
Hangisi daha yararlı olmaktadır? diye düşünecek olursak,bu yönde bunlara uygun yanıtlar vermek ve planlar yapmak sonucu zaman denetimi ile gerçekleştirilebilir.Bunun sorgularken verilen bir başka örnek ise;
Daniel terfi ettikten sonra serseme dönüştür,toplantıdan toplantıya sürüklenmek,diğer ilgili konularla boğuşmak,çalışanlara zaman ayırmak başını döndürüyordu.Masanın üzerindeki kağıt yığını ise her geçen gün büyümekteydi.Bir gün hiç telefon çalmadı,e-posta gelmedi,dosyalara başlamanın tam zamanıydı.Peki ama nereden başlayacaktı?Üstten mi ortadan mı?
Denetim için zaman yöntemi denetleme tabanı ve mevcut zaman dağılımı grafiğinden yararlanılıyor.Öncelikli olarak çalışmamızı hedef bağlantılı kategorilere ayırmalıyız.Buda;
Büyüme ve gelişme-İnsanları yönetmek-Yönetimsel olmayan sorumluluklar ve idari görevler olarak kısaca özetlenebilir.Her bir faaliyete harcanan süre sonucu bir tablo oluşturabileceğimizi ve bu denetim sonucu hedeflerimiz doğrultusunda planlama oluşturmayı öngörüyor.
Daniel’in yapması gerekene dönecek olursak;
Başlangıçta hız kesip düşünmeye başlamalıdır,zamanını nasıl harcaması gerektiği konusunda net bir resim elde edinceye kadar,değerlendirmeye alabilir.Kağıtları ise,
Mutlaka yapılması gerekenler-bekleyebilecekler-halletmesi kolay olanlar olarak ayırabilir.
Böylece hemen yapılması gerekenlerle çok boğuştuğu bir sırada halletmesi kolay olanlara geçip biraz dinlenebilir ve işleri yerine koyabilir.Gibi çözümler öneriyor kitabımız.
Hedeflere gelecek olursak karşımıza, pek de yabancı olmadığımız ,fiili ve hedeflenen zaman dağılımı grafikleri karşımıza çıkıyor.Bu sayede gerekirse bir outlook takvimi üzerinden gerekirse el altında bir kağıttan hedeflerimizi kolayca denetleyebileceğimiz öneriliyor.
“Zaman yönetimi bir disiplin ve uygulamadır”doğrultusunda son olarak uygulamaya geçebiliyoruz.Bu bağlamda kitabın zaman yönetimine bilimsel bir açıdan baktığınıda fark ediyoruz(gözlemle,incele,uygula…)
Zamanı bölümlere ayırırsak daha kolay sonuca ulaşabileceğimiz deneyimler doğrultusunda kanıtlanıyor.Yaptığımız zaman planı çerçevesinde kendimize:
-hedeflerimize varmakta ölçülebilir bir ilerleme kaydediyor muyuz?
--Zaman planlamamızda faaliyet sayısı çok mu fazla?
Sorularıyla karşılaştırabilirz.Bunlara yönelik çözümlerin başında ise düşük öncelikli faaliyetlere harcadığımız zamanı azaltma -->başkalarına devretme gelmektedir.
İlk verdiğimiz örnekte Laura ve Pete tatile yetkiyi devrederek çıkabilmekteydi.Ve devretme ile sonuca odaklanmalı,çalışanlarımıza yetki verir ve onları işleyişin bir parçası yaparak cesaretlendirebiliriz.
Tüm bu çalışmalara yönelik engeller ise;gürültülü çalışma ortamı-erteleme ve savsaklama eğilimi-verimsiz toplantılar ve beklenmedik seyahatlerdir.Çözümler ise beklendiği gibi düşük önemli işlerde zamanı iyi kullanmadan,büro mekanını düzenleme aracından yararlanmadan geçmektedir.
Büro mekanını düzenlemede ise tertiplilik şampiyonu Sandy Block’un tavsiyelerinden yararlanılıyor.plan yapmak,masayı temizlemek,tasfiye,alışveriş,tasnif,ayarlama başlıklarıyla aslında yapmamız gereken ama bir türlü düzene sokamadığımız işte ;izlememiz gereken yollar bize sunuluyor.
Son olarak zaman yönetimi alışkanlık haline nasıl getirebileceğimize değiniliyor.Herkesin kaçınılmaz parçası olan telefonlar da bu bölümde karşımıza çıkıyor.Etkin telefon davranışları geliştirmede,Id numarasına bakarak kimin aradığını önceden bilme ve aktarma ;veya bu sayede gerekli olanları hazırlayabilme,gerekirse bilgisayar ve telefonu aynı anda kullanabilme gibi tavsiyelerde bulunuluyor.En önemlisi de e-postaya yönelmenin faydaları aşılanıyor.
Gerçek hayattan kısa durum örneklemeleriyle,sık sorulan sorulara yönelik çözümleriyle,boş bir halde hazır olan basit zaman bölümleme listesi ve değerlendirme amaçlı kontrol listeleride kitapda bizim için mevcuttur.
Kısa ve küçük ama içinde kendi davranışlarımıza-durumlarımıza rastladığımız bu kitap,dizinin diğer elemanları olan toplantı yönetimi,proje yönetimi ve ekip liderliği kitaplarına da pozitif bir bakış açısıyla yönlenmeyi başaran,başarılı bir çalışmadır.
